يمثل قسم شؤون الطلبة دور مهم واساسي لأقسام الجامعة اذ يتولى مسؤولية كبيرة جدا كونه القسم المعني بكل ما يتعلق بشان الطالب ابتداء من مرحلة قبوله في الدراسة الاولية (صباحي ومسائي) وصولا الى مرحلة تخرجه , يرتبط القسم بمساعد رئيس الجامعة للشؤون العلمية يؤدي مهامه وواجباته منذ تأسيس الجامعة بعدان كان تحت تسمية مديرية الدراسات والتخطيط والمتابعة وبعد المصادقة على اعداد الهيكل التنظيمي الداخلي لجامعتنا بموجب الامر الجامعي ذي العدد (13252) في (12/9/2011) والذي تم بموجبه اعتماد تسميات الاقسام والوحدات الادارية والعلمية الجديدة وتحديد مهام وواجبات كل منها بموجب اعداد الهيكل التنظيمي الجديد تم شطر المديرية الى قسمين الاول قسم شؤون الطلبة والثاني قسم الدراسات والتخطيط والتابعة :.
1- شعبة الدراسات الاولية (الصباحية)
2- شعبة الدراسات المسائية
3- شعبة الوثائق والتصديقات
4- شعبة الاوامر الجامعية
5- شعبة الوافدين والارشفة الالكترونية
6-وحدة التدريب الصيفي .
– يعمل في القسم موظفون منهم من حملة شهادات عليا في الادارة والاقتصاد وعلوم حاسبات وشهادات اولية في التاريخ والجغرافية والتربية الاساسية وعلوم حاسبات وآداب وادارة والاقتصاد .
مهام وواجبات قسم شؤون الطلبة
اولا – شعبة الدراسات الاولية
1- موضوع قبول الطلبة بكافة قنواته (قبول مركزي – قبول مباشر- قبول ذوي الشهداء – قبول الطلبة الاوائل – قبول ضمن قناة المتميزين – قبول المعلمين المجازين دراسيا … الخ )
2- موضوع انتقال الطلبة واستضافتهم وتعديل ترشيحهم وفقا للحدود الدنيا للقبول وحسب ما تؤهلهم معدلاتهم التنافسية في سنة قبولهم .
3- متابعة تسجيل الطلبة والاشراف على اكمال ملفاتهم الشخصية بالتنسيق مع وحدات التسجيل في الكليات .
4- متابعة كل ما يتعلق بالطالب ( تأجيل – ترقين قيد – عبور – اعفاء من الاجور الدراسية … الخ )
ثانيا – شعبة التصديقات
1- تصديق وثائق الطلبة المتخرجين من كليات جامعتنا بعد تدقيقها معتمدين على الاوامر الجامعية للتخرج .
2- صحة صدور وثائق الطلبة الخريجين واعداد التقارير الشهرية الخاصة بصحة صدور وارسالها كمواقف شهرية للوزارة .
3- متابعة الشهادات الدراسية للطلبة المنقولين من خارج القطر وقبولهم بالكلية .
4- توجيه الكليات بضرورة الالتزام بالتوقيتات التي تحددها الوزارة لغرض تدقيق الوثائق الدراسية للدراسة الاعدادية للطلبة المقبولين مركزيا في كليات جامعتنا .
5-تتولى هذه الشعبة موضوع الطلبة المزورين ورصد هذه الحالات اولا بأول من خلال متابعة الكتب الوزارية الصادرة من مكتب المفتش العام وكشف بعض حالات التزوير بالكليات من قبل منتسبي الشعبة ورفعها الى مكتب المفتش العام لاتخاذ الاجراءات القانونية بحق الطلبة المزورين .
ثالثا – شعبة الدراسات المسائية
1- قبول الطلبة في الدراسات المسائية (قبول ذوي الشهداء عن طريق مؤسسة الشهداء والوزارة .
2- انتقال الطلبة من الكليات والجامعات واستضافتهم وتعديل ترشيحهم وفق الحدود الدنيا للقبول حسب ما تؤهلهم معدلاتهم التنافسية في سنة قبولهم .
3- تسجيل الطلبة والاشراف على اكمال ملفاتهم الشخصية بالتنسيق مع وحدات التسجيل في الكليات .
4- اعفاء الطلبة من الاجور الدراسية المقبولين عن طريق مؤسسة الشهداء والوزارة حصرا” .
5-متابعة التوقيت المسائي وفق التعليمات الوزارية النافذة .
6-متابعة كل ما يتعلق (بالتأجيل – ترقين قيد – نظام العبور) .
7-متابعة كل ما يتعلق بالطالب ابداء من مرحلة قبوله الى مرحلة تخرجه .
8-الامتحان من 100% للطلبة المنتسبين الى وزارتي الدفاع والداخلية .
رابعا – شعبة الوافدين والارشفة الالكترونية
1- كل ما يتعلق بالطلبة الوافدين (العرب والاجانب) الدارسين في كليات جامعتنا من مرحلة قبولهم وتسجيلهم .
2- تحديد اجورهم الدراسية سواء كانت بالعملة المحلية او بالعملة الصعبة .
3- الارشفة الالكترونية للبريد الصادر من القسم من خلال التنسيق مابين شعب التابعة للقسم وحفظها في سجلات خاصة .
4- تسجيل البريد الصادر والوارد الى القسم على ان يكون مركزيا” للحفاظ على انسيابية العمل بالشكل المنظم والمرتب .
